Vingmed Personvernerklæring
1. Generelt
Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Vingmed samler inn og behandler informasjon om deg.
Personvernerklæringen gjelder for personopplysninger du gir oss eller som vi kan samle inn via Vingmeds nettsteder.
Vingmed er behandlingsansvarlig for informasjonen din. Alle henvendelser til Vingmed kan gjøres via kontaktinformasjonen nevnt i avsnitt 7.
2. Hvilke personopplysninger samler vi inn, og til hvilke formål?
Til våre kunder Vingmeds kundebase er innen helsesektoren. Vi behandler informasjonen du gir oss, nødvendig for å oppfylle vårt ansvar som leverandør av medisinsk utstyr og legemidler på en effektiv og sikker måte. Informasjonen kan bli gitt til oss via e-post, telefon eller via nettsiden vår. Informasjonen kan også nå oss via tredjeparter.
Når du kjøper et produkt, opplæring eller tjeneste ved å sende oss en bestilling eller kommunisere med oss via e-post, telefon, etc., samler vi inn informasjon du gir selv, som navn, arbeidsplass og adresse, arbeidstelefonnummer og e-post.
Formålet med å behandle informasjonen er å kunne levere varer og tjenester til deg og ditt selskap og ellers oppfylle avtalen med deg som kunde, inkludert å kunne administrere dine klagerettigheter. Informasjon om kjøpene dine behandles også for å oppfylle lovpålagte krav, inkludert regnskap, bokføring og sporbarhet av produktet.
Informasjon om hvilke produkter du kjøper og eventuelt returnerer, lagres i vårt ERP-system, og av hensyn til lovpålagt sporbarhet vil denne informasjonen ikke slettes. Hvis vi registrerer informasjon om deg i vårt CRM-system (Customer Relationship Management) eller kundeportal hvis aktuelt, vil du bli informert. Informasjonen vi har lagret om deg er bare tilgjengelig for ansatte i Vingmed og vil slettes eller anonymiseres fem år etter at du ikke lenger er kunde eller 5 år etter at pågående dialog har avsluttet. Vi registrerer bare generell informasjon. Hvis du har samtykket til å motta nyhetsbrev og lignende, kan dette trekkes tilbake når som helst. Kontakt oss om nødvendig (se kontaktinformasjon i avsnitt 7).
I noen tilfeller kan vi levere produkter direkte til en privatpersons hjem. Dette skjer etter finansiering fra en kommune eller bestilling fra et sykehus. I slike tilfeller lagrer vi navn, adresse, telefonnummer, CPR-nummer (CPR-nummer er et personnummer, og lagring av CPR-nummer gjelder bare i Danmark) og hvilke produkter vi har levert. Hvis CPR-nummeret lagres, er det for å oppnå unik identifikasjon i forbindelse med fakturering og kommunikasjon med din kommune eller sykehus. Den rettslige grunnlaget for denne behandlingen er den danske personvernloven §11 (3).
Den innsamlede informasjonen vil ikke bli brukt til profilering.
Undersøkelser
Fra tid til annen kan vi invitere deg til å delta i en undersøkelse for å fastslå nivået av kundetilfredshet eller identifisere potensielle områder for forbedring. Vi kan sende deg en spesifikk invitasjon til å delta i en slik undersøkelse basert på vårt legitime interesse i å gjennomføre undersøkelsen. Du kan velge å ikke motta denne typen kommunikasjon når som helst. De personlige opplysningene samlet inn for undersøkelsen kan inkludere navnet ditt, e-postadressen din, telefonnummeret ditt, undersøkelsesresultater og eventuelle tekstmeldinger du har skrevet i undersøkelsen.
Forretningsformålet og den legitime interessen med å samle inn dataene dine er å kunne svare på tilbakemeldinger fra deg, det vil si:
- Hvis du har påpekt et problem som vi må løse
- For å få ytterligere innsikt i opplevelsen du har beskrevet
- For å informere deg om interne tiltak vi kan gjøre for å løse problemet ditt eller forbedre opplevelsen din
Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysninger er artikkel 6(1)(b), (c) og (f) i den generelle personvernforordningen.
Rapportering av uønskede hendelser
Vi mottar alltid rapporter om uønskede hendelser i anonymisert form med en sak-ID for å identifisere rapporten. Siden alle personopplysninger, inkludert slike saks-ID-er, betraktes som sensitive data, vil vi håndtere disse rapportene deretter og vil alltid videresende slike rapporter til relevante mottakere via kryptert e-post.
Til våre leverandører
Når du kommuniserer med oss, for eksempel via e-post eller via nettsiden vår, samler vi inn informasjon du gir selv, for eksempel navn, firma, firmaadresse, arbeidstelefonnummer og e-post.
Informasjonen lagres delvis i vårt ERP-system, og i den grad du er leverandør av medisinsk utstyr eller legemidler for videresalg, vil informasjonen din normalt også bli lagret i vår leverandørportal og hvis aktuelt i vårt CRM-system, du vil bli informert deretter.
Formålet med databehandlingen er slik at vi kan oppfylle våre kontraktsmessige forpliktelser og avtaler med selskapet ditt.
Fra tid til annen kan vi invitere deg til å delta i en undersøkelse av due diligence-hensyn.
