Vingmed Personvernerklæring

1. Generelt

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Vingmed samler inn og behandler informasjon om deg.

Personvernerklæringen gjelder for personopplysninger du gir oss eller som vi kan samle inn via Vingmeds nettsteder.

Vingmed er behandlingsansvarlig for informasjonen din. Alle henvendelser til Vingmed kan gjøres via kontaktinformasjonen nevnt i avsnitt 7.

2. Hvilke personopplysninger samler vi inn, og til hvilke formål?

Til våre kunder

Vingmeds kundebase er innen helsesektoren.

Vi behandler informasjonen du gir oss, og som er nødvendig for at vi skal kunne oppfylle vårt ansvar som leverandør av medisinsk utstyr og legemidler på en effektiv og sikker måte. Informasjon kan bli gitt til oss via f.eks. e-post, telefon eller via vår nettside. Informasjon kan også nå oss via tredjeparter.

Når du kjøper et produkt, opplæring eller tjeneste ved å sende oss en bestilling eller kommunisere med oss via f.eks. e-post, telefon osv., samler vi inn informasjonen du selv oppgir, som navn, arbeidsplass og adresse, jobbtelefonnummer og e-post.

Formålet med å behandle informasjon er å kunne levere varer og tjenester til deg og ditt selskap, og ellers oppfylle vår avtale med deg som kunde, inkludert å kunne administrere dine klagerettigheter. Informasjon om dine kjøp behandles også for å overholde lovpålagte krav, inkludert bokføring, regnskap og sporbarhet av produktet.

Informasjon om hvilke produkter du kjøper og eventuelt returnerer lagres i vårt ERP-system, og for å sikre lovpålagt sporbarhet vil denne informasjonen ikke bli slettet.

Hvis vi registrerer informasjon om deg i vårt CRM-system (Customer Relationship Management) eller kundeportal hvis aktuelt, vil du bli informert deretter. Informasjonen vi har lagret om deg er kun tilgjengelig for ansatte hos Vingmed og vil bli slettet eller anonymisert fem år etter at vi ikke lenger har deg som kunde, eller fem år etter at den pågående dialogen er avsluttet. Vi vil kun registrere generell informasjon.

Hvis du har samtykket til å motta nyhetsbrev og lignende, kan dette trekkes tilbake når som helst. Om nødvendig, kontakt oss (se kontaktinformasjon i seksjon 7).

I noen tilfeller kan vi levere produkter direkte til privatpersonens hjem. Dette gjøres etter finansiering fra en kommune eller en ordre fra et sykehus. I slike tilfeller lagrer vi navn, adresse, telefonnummer, CPR-nummer (CPR-nummer er et folkeregistreringsnummer og lagring av CPR-nummer gjelder kun i Danmark) og hvilke produkter vi har levert. Der det er aktuelt, lagres CPR-nummeret for å gi unik identifikasjon i forbindelse med fakturering og kommunikasjon med kommunen eller sykehuset ditt. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er den danske dataloven §11 (3).

Informasjonen som samles inn vil ikke bli brukt til profilering.

Undersøkelser

Fra tid til annen kan vi invitere deg til å delta i en undersøkelse for å fastslå kundetilfredshet eller identifisere potensielle forbedringsområder. Vi kan sende deg en spesifikk invitasjon til å delta i en slik undersøkelse basert på vår legitime interesse i å gjennomføre undersøkelsen. Du kan velge å ikke motta denne typen kommunikasjon når som helst.

Den personlige informasjonen som samles inn til undersøkelsen kan inkludere ditt navn, e-postadresse, telefonnummer, undersøkelsesresultater og eventuelle tekstmeldinger du har skrevet i undersøkelsen.

Forretningsformålet og den legitime interessen med å samle inn dataene dine er å kunne svare på eventuelle tilbakemeldinger fra din undersøkelse, det vil si:

• Hvis du har påpekt et problem vi må løse

• For å få ytterligere innsikt i opplevelsen du har beskrevet

• Å informere deg om tiltak vi kan iverksette internt for å løse problemet ditt eller forbedre opplevelsen din

Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er artikkel 6(1)(b), (c) og (f) i personvernforordningen.

Rapportering av uønskede hendelser

Vi vil alltid motta rapporter om uønskede hendelser i anonymisert form med saks-ID nr. for å identifisere rapporten. Men siden alle personopplysninger, inkludert slik saks-ID, regnes som personsensitive data, vil vi håndtere disse rapportene deretter, og vi vil alltid videresende slike rapporter til relevante mottakere via kryptert e-post.

Til våre leverandører

Når du kommuniserer med oss, for eksempel via e-post eller via nettsiden vår, samler vi inn informasjonen du gir om deg selv, for eksempel navn, selskap, firmaadresse, arbeidstelefonnummer og e-post.

Informasjonen lagres delvis i vårt ERP-system, og dersom du er leverandør av medisinsk utstyr eller legemidler for videresalg, vil informasjonen din normalt også bli lagret i vår leverandørportal, og om aktuelt i vårt CRM-system, vil du bli informert deretter.

Formålet med databehandling er å oppfylle våre kontraktsmessige forpliktelser og avtaler med ditt selskap.

Fra tid til annen kan vi invitere deg til å delta i en undersøkelse av due-diligence-hensyn.

Til våre jobbsøkere

Vingmed samler inn og behandler personopplysninger som en del av jobbsøknads- og ansettelsesprosessen.

Informasjonen vi behandler kan være:

• Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse
• Annen informasjon i søknaden din og andre dokumenter du kan ha vedlagt
• Personlighetstester – hvis aktuelt

Hvis du får jobb hos Vingmed, vil du motta informasjon om vår behandling av ansattes personopplysninger.

Hvis du ikke får jobb basert på søknaden din, vil all informasjonen din bli slettet senest 6 måneder etter at ansettelsesprosessen er fullført.

Uoppfordrede søknader

Hvis du ikke er ansatt basert på din uoppfordrede søknad, vil søknaden og informasjonen din vanligvis ikke bli lagret. Hvis Vingmed ønsker å lagre uoppfordrede søknader, vil ditt samtykke bli innhentet.

Bilder av våre leverandører eller kunder

Bilder av deg vil ikke bli publisert i noen form for media uten ditt samtykke, som kan trekkes tilbake når som helst. Om nødvendig, kontakt oss (se kontaktinformasjon i seksjon 7).

3. Mottakere av personopplysninger

Informasjon om navn, adresse, e-post, telefonnummer samt eventuelle ordrenumre og spesifikke leveringsforespørsler blir videreformidlet til logistikkpartnere som er ansvarlige for levering av varer til deg.

Din informasjon kan også bli utlevert til tredjepart dersom dette er nødvendig for at vi skal oppfylle våre forpliktelser i forbindelse med produkttilbakekallinger, korrigerende tiltak eller negative hendelser. I denne sammenhengen vil tredjeparten kun være produsenten av utstyret eller nasjonal kompetent myndighet.

Personopplysninger lagres på servere som drives av våre IT-leverandører. Vi har avtaler om databehandling med alle våre IT-leverandører for å sikre at personopplysninger beskyttes i samsvar med personvernforordningen.

De lagrede personopplysningene er beskyttet av brannmurer. Individuelle passord kreves for å få tilgang til våre IT-systemer. All informasjon lagres innenfor EU/EØS.

Informasjonskapsler på vår nettside

Vi kan bruke informasjonskapsler og andre internettidentifikatorer for å muliggjøre implementering av nettbaserte tjenester og forbedre den totale brukeropplevelsen på nettstedet vårt. Cookies er små tekstfiler som nettstedet vårt sender til brukerens nettleser. De tjener ulike formål, inkludert, men ikke begrenset til:

a. Nødvendige informasjonskapsler: Disse informasjonskapslene er nødvendige for den grunnleggende funksjonaliteten på nettstedet vårt, slik at brukeren kan navigere rundt på nettstedet og bruke dets kjernefunksjoner.

b. Analytiske informasjonskapsler: Disse informasjonskapslene samler informasjon om hvordan besøkende bruker nettstedet vårt. De hjelper oss å forstå hvilke sider som besøkes mest, hvordan brukerne samhandler med innholdet vårt, og lar oss gjøre datadrevne forbedringer i tjenestene våre.

c. Preferansecookies: Preferansecookies lagrer brukerspesifikke innstillinger, som språkpreferanser og tilpasninger, for å forbedre brukeropplevelsen.

d. Markedsføringscookies: Noen informasjonskapsler kan brukes til markedsføring og reklameformål, noe som gjør det mulig for oss å levere skreddersydd innhold og annonser basert på brukerens interesser.

Informasjonskapslene som brukes på nettstedet vårt kan enten tilhøre og drives av Vingmed eller tredjepartsleverandører. Tredjepartscookies brukes til spesifikke funksjoner, analyse og markedsføring.

Brukere av våre netttjenester kan gi eller trekke tilbake sitt samtykke til bruk av informasjonskapsler gjennom nettleserinnstillingene sine. Å deaktivere informasjonskapsler kan påvirke brukerens mulighet til å få tilgang til visse funksjoner på nettstedet vårt.

4. Juridisk grunnlag

Det juridiske grunnlaget for at vi behandler dine personopplysninger er avtalen/kontrakten/ordren/jobbsøknaden, sammenlign med artikkel 6(1)(a & b) i personvernforordningen og/eller lovgivningen, jf. GDPR artikkel 6(1)(c) i personvernforordningen og/eller for at vi skal forfølge en legitim interesse. Den legitime interessen som rettferdiggjør behandlingen er markedsføring av produkter og/eller tjenester eller Vingmeds legitime interesse som potensiell arbeidsgiver.

5. Sikkerhet

Vi har implementert passende tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak mot at personopplysninger ved et uhell eller ulovlig blir ødelagt, mistet, endret eller svekket, samt at uautoriserte personer får kjennskap eller misbrukes.

6. Dine rettigheter

I forbindelse med registreringen av informasjonen din og kontaktloggen har du følgende rettigheter:

• Rett til å få tilgang til dataene vi har registrert om deg, jf. artikkel 15 i forordningen
• Rett til å få data korrigert eller slettet, jf. artiklene 16 og 17 i forordningen
• Rett til å protestere mot vår behandling av dataene dine, jf. artikkel 21 i forordningen.

Du kan lese mer om dine rettigheter her:  Norge www.datatilsynet.no

7. Kontaktinformasjon

Vingmed er behandlingsansvarlig for dine personopplysninger. Hvis du har spørsmål eller ønsker å benytte deg av rettighetene ovenfor, vennligst kontakt:

Vingmed AS
Solbråveien 13
1383 Asker Norge
Tlf: +47 67580680
E-post: personvern@vingmed-as.no
Nettsted: www.vingmed-as.no